הקבוצה היא כשלם הגדול מסך חלקיו, שכן יחד בכוחה להפעיל מערך שלם. ניקח לדוגמה משרד משאבי אנוש. גם אם לכל אחד במשרד יש את הכישורים הייחודים שלו, רק יחד, המחלקה כיחידה ארגונית מגיעה להישגים כמותיים ואיכותניים, מה שלא ניתן עם עובד אחד בלבד, מוכשר ככל שיהיה. בבואנו לנתח התנהלות קבוצה חשוב להבין כי אנו מביטים על מספר רמות. נציג את מרכיבי הקבוצה, ננתח אותם וכך נבין את יכולת ההשפעה שלהם על התנהלות הארגון, ובהתאם את תהליך הניתוח שבאפשרותנו לבצע בבואנו לקבל החלטות הנוגעות בעסק, ומשפיעות בכל הרמות.
ביני לבין עצמי
אדם הוא עולם ומלואו. נפש האדם מכילה סתירות פנימיות, קולות, רגשות ומחשבות המשפיעות על התנהלותו ועל תפקודו. חכמינו אמרו כי בלבו של אדם קיים גן חיות שלם: טווס, ארנב, שועל וצבוע, עקרב, נחש וגם יונה עם עלה של זית. הביטחון העצמי וההערכה העצמית של העובד, מעבר לכישורים וליכולות, הם כגורם משפיע באופן ישיר על הקבוצה.
כמובן שגם הקבוצה משפיעה על הפרט, וכן הדבר חוזר חלילה. אך פרט אחד, כביכול גורם קטן במערכת, כדמות עובד חדש, יכול לעצב את הקבוצה כולה. הדבר תלוי בכישורי מנהיגותו, מידת האסרטיביות שלו וכמובן באם קיים רצון מצדו לנהל ולהוביל את הקבוצה, אף אם לא נדרש לכך באופן פורמלי. כאמור ודאי כי קיים הכוח בידי 'כוכב אחד מעז...' כפי שאומר השיר, לחולל שינויים מרחיקי לכת.
בין אדם לחברו
היחסים בין חברי הקבוצה מורכבים מאיכות ומסוג הקשר ביניהם. יחסים אלו נוצרים בתוך ומחוץ למסגרת העבודה ומהווים את התשתית של הדינמיקות בין הפרטים המרכיבים את הקבוצה. אופי הקשר, השיח, וכן אם נבנית חברות אמתית או מקצועית למטרות עבודה בלבד, משליכים על אופי התנהלות הקבוצה בהווה ובעתיד. כך, הדבר עשוי להשפיע אף על הלויאליות לארגון לעומת הנאמנות לחברות, שכן גם במקרה זה, יחסים אלו גם משפיעים וגם מושפעים ממכלול מערכות היחסים הקיימות בתוך הקבוצה ומחוצה לה (דוגמה לכך בסיפור שהיה כך היה).
סיפור שהיה כך היה:
עובדת ותיקה יצאה לחופשת לידה ולפני כן הודיעה כי אינה חוזרת לעבודה בתום החופשה. לאחר מכן, התחרטה על החלטתה ושיתפה בכך את מנהלה הישיר. כאשר הודיעה כי לא תחזור, עובדת נוספת שהושפעה מכך, היות והמשרד התמלא בעובדות חדשות, וכן מסיבות נוספות, החליטה אף היא להודיע על עזיבה, ובינתיים עשתה זאת באופן בלתי פורמלי.
מנהל הצוות, למרות הערכתו לעובדת הנוכחית שעודה במשרד, היה מעוניין כי העובדת שכן חוזרת לבסוף מחופשת הלידה, תחליף את העובדת הנוכחית שהודיעה כי תעזוב, ולכן הציע לזו שאמורה לשוב, את תפקידה של המיועדת לעזיבה (אף על פי שלא הגישה מכתב התפטרות). המנהל אף הודיע על כך לעובדים נוספים בלא ידיעתה של העובדת שטרם התפטרה באופן רשמי, וביקש מהם שלא לספר על כך.
חברה טובה של העובדת, מתוך הצוות, שמעה זאת, והחליטה לספר לעובדת הנוכחית ולעדכן אותה על המתרחש מאחורי גבה. כעבור מספר ימים, העובדת הקיימת לא התאפקה, וגילתה למנהל כי היא מודעת לכל העניין. דבר זה השפיע על כל היחסים בצוות, פגע באמון העובדת במנהל ובאמון העובדת בשאר חברותיה לצוות, ששמרו את העניין, ומקרה זה ערער את היחסים במשרד לתקופה ארוכה. יחד עם זאת, החליטה העובדת להישאר בתפקידה ולא להגיש מכתב התפטרות, בעוד שהעובדת שהחליטה לשוב מחופשת הלידה, לבסוף נמלכה אף היא בדעתה, ועברה לתפקיד דומה בסניף החברה, הקרוב יותר לביתה.
צוות לעניין
התנהלות הקבוצה כמקשה אחת יכולה לעמוד בפני עצמה מול גורמים שונים בארגון, כאשר היא מלוכדת, מאוחדת ופועלת בנחרצות. דבר כזה עלול לשים מנהלי צוותים בין הפטיש לסדן, בין נאמנות לצוות שלהם לבין היותם חלק מהדרג הניהולי בחברה.
הקבוצה הנה יחידה חברתית בעלת כוח והשפעה שיכולים להיות מנותבים לתועלת, להקמה ובנייה של פרויקטים ועמידה ביעדים בהצלחה, ולחלופין לרועץ, בדמות מרד, שביתה, התנגדות וערעור מוסכמות.
תת קבוצות
בתוך הקבוצה יכולות להתקיים תת קבוצות, מה שנקרא 'מחנות'. תופעה כזו עשויה להעיד על חוסר יציבות בקבוצה מחד, ומאידך על היות הקבוצה מייצגת מדגם דעות הקיימות בסיטואציה מסוימת, ומאפשרת להשמיע בתוכה קולות שונים.
כדוגמה, במחלקת רכש יכול להיות צוות אשר חלקו מאד בעד הצד של העובדים, חלקו בעד הצד של ההנהלה, חלקו מבין ללבם של הספקים וחלקו מעדיף להיצמד לחוקים ולנהלים.
בין הקבוצה לארגון
ההשפעה שיש לקבוצה על הארגון ועל הסביבה הארגונית היא מהותית ועצומה. הדבר קורה באופן טבעי כאשר ארגון הנו חלק ממערכת פתוחה, כאורגניזם חי ונושם, בועט ובולט. לפי מודל המערכת הפתוחה הסביבה הכלכלית, הפוליטית, הטכנולוגית, ואפילו האקולוגית, וכל דבר שנמצא בסביבה החיצונית של הארגון, למעשה מזין אותו. הארגון מצדו מעבד את הנתונים על ידי תהליכים שונים אותם הוא עובר, בין אם זו התחדשות והתקדמות, פיתוח ידע וכישורים, קשר עם השוק ופעולות מנהלתיות, ומוציא תפוקה בהתאם.
כך לדוגמה, רכזת מדיה חברתית בארגון היום ודאי מושפעת מהסביבה אליה היא חשופה ברשת, כאשר חלק ממנה היא מטמיעה בארגון ומעבירה הלאה מהארגון החוצה, דרך הרשתות החברתיות. כלומר, אין אפשרות לניתוק מהמציאות אלא להפך, ארגון חייב לחיות את השטח, כל שכן כאשר מה שמרכיב אותו, שזה הפרטים האנושיים, חיים את הסביבה החיצונית, שהיא למעשה המציאות הקיימת בתוך ומחוץ לעבודה.
להשתמש בכלים מהסביבה החיצונית כדי להשפיע מבפנים
בבואנו לאבחן את הפעולות והיחסים בין הרמות השונות בקבוצה, כיצד הן באות לידי ביטוי ומה זה אומר על התנהלות המשרד, הצוות והמחלקה, יש לזכור כי מודל המערכת הפתוחה שריר וקיים, משפיע ומושפע ברמות השונות על הקבוצות ועל הפרטים בהן.
מנהלי ארגון שמבקשים לנווט את התרבות הארגונית וליצור סביבה באופי מסוים, נדרשים לאמץ את המשפט 'ברומא התנהג כרומאי', ולהשתמש בכלים שמשפיעים על העובדים בימינו, כאשר באמצעותם ובתוכם לייצר ולהחדיר את התכנים ואת האג'נדה אותה רוצים להוביל.