מרכיבי הקבוצה ואיך הם משפיעים על הארגון כמערכת פתוחה

עבודת צוות

הקבוצה היא כשלם הגדול מסך חלקיו, שכן יחד בכוחה להפעיל מערך שלם. ניקח לדוגמה משרד משאבי אנוש. גם אם לכל אחד במשרד יש את הכישורים הייחודים שלו, רק יחד, המחלקה כיחידה ארגונית מגיעה להישגים כמותיים ואיכותניים, מה שלא ניתן עם עובד אחד בלבד, מוכשר ככל שיהיה. בבואנו לנתח התנהלות קבוצה חשוב להבין כי אנו מביטים על מספר רמות. נציג את מרכיבי הקבוצה, ננתח אותם וכך נבין את יכולת ההשפעה שלהם על התנהלות הארגון, ובהתאם את תהליך הניתוח שבאפשרותנו לבצע בבואנו לקבל החלטות הנוגעות בעסק, ומשפיעות בכל הרמות.

ביני לבין עצמי

אדם הוא עולם ומלואו. נפש האדם מכילה סתירות פנימיות, קולות, רגשות ומחשבות המשפיעות על התנהלותו ועל תפקודו. חכמינו אמרו כי בלבו של אדם קיים גן חיות שלם: טווס, ארנב, שועל וצבוע, עקרב, נחש וגם יונה עם עלה של זית. הביטחון העצמי וההערכה העצמית של העובד, מעבר לכישורים וליכולות, הם כגורם משפיע באופן ישיר על הקבוצה.

כמובן שגם הקבוצה משפיעה על הפרט, וכן הדבר חוזר חלילה. אך פרט אחד, כביכול גורם קטן במערכת, כדמות עובד חדש, יכול לעצב את הקבוצה כולה. הדבר תלוי בכישורי מנהיגותו, מידת האסרטיביות שלו וכמובן באם קיים רצון מצדו לנהל ולהוביל את הקבוצה, אף אם לא נדרש לכך באופן פורמלי. כאמור ודאי כי קיים הכוח בידי 'כוכב אחד מעז...' כפי שאומר השיר, לחולל שינויים מרחיקי לכת.

בין אדם לחברו

היחסים בין חברי הקבוצה מורכבים מאיכות ומסוג הקשר ביניהם. יחסים אלו נוצרים בתוך ומחוץ למסגרת העבודה ומהווים את התשתית של הדינמיקות בין הפרטים המרכיבים את הקבוצה. אופי הקשר, השיח, וכן אם נבנית חברות אמתית או מקצועית למטרות עבודה בלבד, משליכים על אופי התנהלות הקבוצה בהווה ובעתיד. כך, הדבר עשוי להשפיע אף על הלויאליות לארגון לעומת הנאמנות לחברות, שכן גם במקרה זה, יחסים אלו גם משפיעים וגם מושפעים ממכלול מערכות היחסים הקיימות בתוך הקבוצה ומחוצה לה (דוגמה לכך בסיפור שהיה כך היה).

סיפור שהיה כך היה:
עובדת ותיקה יצאה לחופשת לידה ולפני כן הודיעה כי אינה חוזרת לעבודה בתום החופשה. לאחר מכן, התחרטה על החלטתה ושיתפה בכך את מנהלה הישיר. כאשר הודיעה כי לא תחזור, עובדת נוספת שהושפעה מכך, היות והמשרד התמלא בעובדות חדשות, וכן מסיבות נוספות, החליטה אף היא להודיע על עזיבה, ובינתיים עשתה זאת באופן בלתי פורמלי.
מנהל הצוות, למרות הערכתו לעובדת הנוכחית שעודה במשרד, היה מעוניין כי העובדת שכן חוזרת לבסוף מחופשת הלידה, תחליף את העובדת הנוכחית שהודיעה כי תעזוב, ולכן הציע לזו שאמורה לשוב, את תפקידה של המיועדת לעזיבה (אף על פי שלא הגישה מכתב התפטרות). המנהל אף הודיע על כך לעובדים נוספים בלא ידיעתה של העובדת שטרם התפטרה באופן רשמי, וביקש מהם שלא לספר על כך.
חברה טובה של העובדת, מתוך הצוות, שמעה זאת, והחליטה לספר לעובדת הנוכחית ולעדכן אותה על המתרחש מאחורי גבה. כעבור מספר ימים, העובדת הקיימת לא התאפקה, וגילתה למנהל כי היא מודעת לכל העניין. דבר זה השפיע על כל היחסים בצוות, פגע באמון העובדת במנהל ובאמון העובדת בשאר חברותיה לצוות, ששמרו את העניין, ומקרה זה ערער את היחסים במשרד לתקופה ארוכה. יחד עם זאת, החליטה העובדת להישאר בתפקידה ולא להגיש מכתב התפטרות, בעוד שהעובדת שהחליטה לשוב מחופשת הלידה, לבסוף נמלכה אף היא בדעתה, ועברה לתפקיד דומה בסניף החברה, הקרוב יותר לביתה.

צוות לעניין

התנהלות הקבוצה כמקשה אחת יכולה לעמוד בפני עצמה מול גורמים שונים בארגון, כאשר היא מלוכדת, מאוחדת ופועלת בנחרצות. דבר כזה עלול לשים מנהלי צוותים בין הפטיש לסדן, בין נאמנות לצוות שלהם לבין היותם חלק מהדרג הניהולי בחברה.

הקבוצה הנה יחידה חברתית בעלת כוח והשפעה שיכולים להיות מנותבים לתועלת, להקמה ובנייה של פרויקטים ועמידה ביעדים בהצלחה, ולחלופין לרועץ, בדמות מרד, שביתה, התנגדות וערעור מוסכמות.

תת קבוצות

בתוך הקבוצה יכולות להתקיים תת קבוצות, מה שנקרא 'מחנות'. תופעה כזו עשויה להעיד על חוסר יציבות בקבוצה מחד, ומאידך על היות הקבוצה מייצגת מדגם דעות הקיימות בסיטואציה מסוימת, ומאפשרת להשמיע בתוכה קולות שונים.

כדוגמה, במחלקת רכש יכול להיות צוות אשר חלקו מאד בעד הצד של העובדים, חלקו בעד הצד של ההנהלה, חלקו מבין ללבם של הספקים וחלקו מעדיף להיצמד לחוקים ולנהלים.

בין הקבוצה לארגון

ההשפעה שיש לקבוצה על הארגון ועל הסביבה הארגונית היא מהותית ועצומה. הדבר קורה באופן טבעי כאשר ארגון הנו חלק ממערכת פתוחה, כאורגניזם חי ונושם, בועט ובולט. לפי מודל המערכת הפתוחה הסביבה הכלכלית, הפוליטית, הטכנולוגית, ואפילו האקולוגית, וכל דבר שנמצא בסביבה החיצונית של הארגון, למעשה מזין אותו. הארגון מצדו מעבד את הנתונים על ידי תהליכים שונים אותם הוא עובר, בין אם זו התחדשות והתקדמות, פיתוח ידע וכישורים, קשר עם השוק ופעולות מנהלתיות, ומוציא תפוקה בהתאם.

כך לדוגמה, רכזת מדיה חברתית בארגון היום ודאי מושפעת מהסביבה אליה היא חשופה ברשת, כאשר חלק ממנה היא מטמיעה בארגון ומעבירה הלאה מהארגון החוצה, דרך הרשתות החברתיות. כלומר, אין אפשרות לניתוק מהמציאות אלא להפך, ארגון חייב לחיות את השטח, כל שכן כאשר מה שמרכיב אותו, שזה הפרטים האנושיים, חיים את הסביבה החיצונית, שהיא למעשה המציאות הקיימת בתוך ומחוץ לעבודה.

ישיבת מנהלים

להשתמש בכלים מהסביבה החיצונית כדי להשפיע מבפנים

בבואנו לאבחן את הפעולות והיחסים בין הרמות השונות בקבוצה, כיצד הן באות לידי ביטוי ומה זה אומר על התנהלות המשרד, הצוות והמחלקה, יש לזכור כי מודל המערכת הפתוחה שריר וקיים, משפיע ומושפע ברמות השונות על הקבוצות ועל הפרטים בהן.

מנהלי ארגון שמבקשים לנווט את התרבות הארגונית וליצור סביבה באופי מסוים, נדרשים לאמץ את המשפט 'ברומא התנהג כרומאי', ולהשתמש בכלים שמשפיעים על העובדים בימינו, כאשר באמצעותם ובתוכם לייצר ולהחדיר את התכנים ואת האג'נדה אותה רוצים להוביל.

למי שלחת את קורות החיים שלך?

קורות חיים

ודאי שכן נדרש, ראוי ורצוי לשלוח קורות חיים, וכך הדברים פועלים בימינו. אולם, יש לשים לב למי שולחים היסטוריה תעסוקתית, עם מי דיברנו מחברת ההשמה או מטעם החברה המגייסת. כפי שכבר נכתב בעבר, חשוב לזכור ואף לכתוב מה אמרנו ומה נאמר לנו, משום שכאמור כל זה משמש את רכזי ההשמה הבאים או המגייסים מאותה חברה, במידה וכעבור זמן נתעניין במשרה נוספת אותה מציעים לנו.

נכון, האידאל הוא כי במחוזותינו, מודעות הדרושים יפרסמו את שמות החברות שבהן נדרש התפקיד. אך לפעמים אם מדובר בפרסום של החברה הישירה, בעל העסק יציין עצמו כ"חסוי" או לחלופין, יעביר את שרביט האיתור לחברות ההשמה וכוח אדם. זאת בפרט כאשר מדובר בתפקיד דיסקרטי משום שבעל או בעלת התפקיד טרם יודעים כי ברצון המעסיק להחליפם.

במאמר מוסגר נציין גם כאן כי אין ביטחון כי כל גורם שמציג עצמו באופן חסוי במועדות הדרושים הינו בהכרח חברה רצינית, ולכן לא אחת נשמעות עצות ממגייסים לשעבר, כי רצוי שלא לשלוח קורות חיים למי שמפרסמים את עצמם באופן חסוי. הדעות נותרות חלוקות בנושא. שכן, ייתכן ומדובר בהזדמנות אמתית, טובה ומשמעותית שתסייע בקידום המקצועי של המועמד.

אם חשבת שכדאי לך:

I. להחליף תחום
II. להירשם לתואר III. להתפשר על משרה IIII. לטוס ליוון

התבלבלת!

עדיף לקבל סקירה, נוקבת וקולחת, ולהבין מוקדם כמה דברים מהותיים:

א. כל קורות חיים הם מורכבים. אינך הבן אדם הראשון ולא האחרון שהסיפור המקצועי שלו דורש להסביר ולהבהיר. משהו. Anything if not everything.

ב. קורות חיים שכתובים טוב ונראים טוב, מייצרים רושם חזק, מעניין, רציני. (וכן, ממש כמו בחיזור, מגייסים קצת רוצים לרדוף אחרייך. אנחנו יודעים איך לגרום להם להרגיש שמדובר בטאלנט אותו הם מבקשים למכור).

ג. אם חסרים לך הכלים כדי להביע את עצמך על הכתב, בשפה רהוטה, שיווקית ועכשווית, אין סיבה לבזבז ימים כלילות כדי להגיע לתוצאה ממוצעת ולא ראויה.

ד. שיחה בת כ- 45 דקות יכולה להפוך את כל הליך חיפוש העבודה על פיו, משמעותית. חד משמעית, ובדוק.

ה. אז זה המספר – 055-681-1355.

על דבר טוב שעושים, לא מתחרטים. רק מצטערים שלא מיקמנו את עצמנו כראוי, בימים אחרים.

אין צורך להתאפר, למצוא חניה או ענן להתחבר. פשוט. שיחה אחת. שינוי לעד. סגור?! אנחנו ה-כ-י מחויבים אליך. עכשיו חובת ההוכחה – עליך.

P L A T F O R M U ST

אי הכשרה מספקת ומחסור בביטחון עצמי עלולים לשמש כנגדך

ביטחון עצמי

אדם אמנם נשפט על פי כוסו, כיסו וכעסו, אך על פי רוב, התוצאה מתרחיש השיחה עם מתאמי ההשמה משאיר את מרבית הכוח בידם, לאור הסיבה הפשוטה והיא כי רכזי השמה מתמחים ביצירת אמון עם המועמד.

מניסיוני האישי נתקלתי במקרים בהם מועמדים שפכו את לבם ופירטו אף הרבה מעבר לנדרש בפן התעסוקתי, ורכז או רכזת חסרי ניסיון או ביטחון (שכן הכותרת מתארת את הצד המגייס, לא את המועמד!), ראו זאת כחולשה וניצלו זאת. מה הכוונה? הם גילו אמפתיה במהלך השיחה אך לא באופן כנה ולאחר מכן הביעו על כך מיני אמרות שיפוטיות וביקורתיות, ודנו את המקרה לשלילה במקום לחיוב.

מאד הצטערתי לגלות זאת והבעתי אכזבתי על כך כי סך הכל המועמד סומך על רכזי ההשמה כגורמים מטווחים. שכן, לרכזי השמה אינטרס גדול לשווק את המועמד למעסיק על הצד הטוב ביותר. גם במקרה בו המועמד אינו מתאים או שאכן לא שייך להעביר את קורות החיים שלו הלאה למעסיק, מכאן ועד לסמן אותו במערכת כלא רלוונטי לפנייה בעתיד, נתפס בעיניי כמעשה קיצוני.

לא בכדי עולם ההשמה מלא באנשים מוכשרים שמגיעים עם רקע בתחומים של מדעי החברה, ובפרט מפסיכולוגיה. אם לא יתייחסו למועמדים כאל בני אדם, אלא כאל מעין מספרים, הם עלולים לקבל את היחס הזה חזרה, ולכן לא אחת שומעים על ביקורתיות מצד מועמדים ברשת, שמביעים תרעומות על התנהלות רכזי השמה כאלו ואחרים, וחבל.

ידוע לי גם על לא מעט דוגמאות חיוביות של רכזי השמה שמלאים ביחס אדיב ושירותי ומעניקים אוזן קשבת אמתית למועמדים, יוצרים קשר בינאישי מדהים ומקדמים את המועמדים למציאת עבודה באופן מוצלח. כאשר בדרך, הרכזים אף מסייעים בהעלאת הביטחון העצמי של המועמד ושיפור המוטיבציה, מגלים להם טיפים מועילים ומחזירים להם את הצבע לפנים, זה שכבר ירד בעקבות הזמן הממושך של חיפוש העבודה, או התשובות השליליות שקבלו.

איני יודעת אם מנהלים מודעים בהכרח לכל ההתרחשויות הפחות חיוביות שתוארו, וייתכן כי אף יתנגדו לכך, הרי לעתים שיפוט אחד לא מדויק עלול לגרום לחברת ההשמה להפסיד מועמד איכותי. יחד עם זאת, על פי רוב, ההפסד העיקרי יותר הוא עבור המועמד משום שאם נתקל בהתנהלות שלילית כמתואר לעיל, אזי ייתכן והפסיד את כל המשרות הנוכחיות והעתידיות לבוא, שביד החברה לפרסם.

על פי רוב, התרשמות רכזי ההשמה נכתבת במערכת הממוחשבת של החברה ונשארת שם, לכאורה לדיראון עולם. כלומר, גם מה שאמרת או לבשת לראיון עם חברת ההשמה לפני יותר מעשור, מופיע במערכת הממוחשבת וממש כפי שנאמר "עשוי לשמש כנגדך". אי פעם שהגשת מועמדות למשרה, עם אי אלו קבצי קורות חיים שונים ואי אילו הערות מצורפות לכך, שמור וקיים.

לא זו אף זו, ייתכן כי מילוי פרטים באתרי הדרושים השונים, כגון מין, גיל, סטטוס ועיר מגורים, מוצגים אף הם לחברות ההשמה. לכן, כדאי לנקוט בשיקול דעת ואפילו להיות זהירים, להבין כי במחי יד ובמקרה זה- טון דיבור, מועמדותכם לשלל משרות עשויה להיות מוטלת בספק.

כמו כן, לצד המגייס לטעמי יש לקחת בעירבון מוגבל את אמרות השפר שנכתבו במערכת לפני זמן כה רב. מי יודע מה וכמה דברים עברו על המועמד, כך שלשפוט היום את סגנון הלבוש המתואר ככזה שהיה שלו, לפני כ- 12 שנים, לא בהכרח רלוונטי לימינו אנו, וכן נותן רושם ראשוני מוטה לחלוטין ואף טעם מר לעניין בגינו אנו פונים היום למועמד.

אם נתרכז במה שנכתב על המועמד בעבר, בימים בהם היו מחוייבים להיפגש עם מועמדים פנים אל פנים טרם שליחתם אל המעסיק, אנו עלולים לפספס המון דברים חיוביים, כגון לימודים, ניסיון תעסוקתי, כישורים רלוונטיים שנרכשו והתפתחויות בכיוון הרצוי מצדנו מבחינה תעסוקתית, ולהתרכז בטפל במקום בעיקר. הגישה הנכונה היא לגשת לכל פנייה למועמד עם ראייה מחודשת, במבט קדימה ובפרט ברוח חיובית, ולהיווכח כי הדברים הכי טובים מגיעים על פי רוב, באופן מפתיע!

צדדים שלא הייתם מודעים לגביהם בתהליך חיפוש העבודה!

הולך לשומקום

כמה פעמים שלחתם קורות חיים והרגשתם כאילו שזה לא מגיע לשומקום. אם פעם היה מתקן אשפה מתחת לפקס, כך שהדף יכול היה להגיע וליפול ישירות אליו, היום ייתכן ורכזי השמה נוקטים לכאורה באותה פעולה, כשמגיעים קורות חיים שעונים להגדרה "מוכר במערכת".

בין אם המועמד מכונה ככזה ה'מסתובב במערכת' או 'נמצא במערכת יותר מדי זמן', הכוונה היא כי מדובר בדורש-עבודה שמשום מה נמצא בסטטוס זה כמספר חודשים. דבר זה נתפס לעתים כתמוה מצד מיעוט של רכזי ההשמה, אך קיים.

כלומר, לא זו בלבד כי לעתים נדרש זמן רב למעסיקים בכדי להתפנות לראיונות ולשאר תהליכים עם המועמד, אלא אף דורשי העבודה עשויים להימצא בתהליך ארוך טווח לזמן ממושך.

בין אם משום שמדובר בפרויקט אליו התחייבו העומד להסתיים, החלפה לחופשת לידה שמתארכת, חתימה בלשכה, המתנה לגיליון ציונים או כל סיבה שהיא, ישנם מועמדים אשר חיפוש העבודה עבורם נמשך כמספר שבועות ואף חודשים.

לדאבוננו, ישנם רכזי השמה שתופסים זאת כדבר פסול, ואף יש בכוחם לסמן מועמדים כאלו כמועמדים חוזרים עם מעין נורת אזהרה, ולכן לא יצרו איתם קשר. יש לציין מאידך כי ישנם רכזי השמה שדווקא כן ישלחו מועמדים כאלו למשרות הבאות, מכיוון שהם יודעים שככל שעובר הזמן המועמדים האלו יהיו כנראה מוכנים להתפשר, ולהתחיל אף בעבודה זמנית או פרויקט, והם דווקא נוקטים בגישה של "מיצוי המועמד" - כלומר מיצוי כלל האפשרויות שעשויות להתאים לו, ולהם.

הנקודה היא כי כדאי לעקוב ולהיות עם יד על הדופק לגבי ההתנהלות מול חברות ההשמה ולקחת ברצינות כל תהליך מולן. מדובר בחברות שבהן איכותיות ביותר, ורובן מצוידות כיום במיטב הטכנולוגיה הנדרשת, כך שבכוחן לסנן פניות במגוון אמצעים. כך שאם פניתם למשרדי חברת השמה כלשהי, ולא קבלתם מענה, כדאי לנסות ולבדוק מדוע, ולתקן איזשהו רושם שמא מוטעה כי התקבל מצדכם.

כידוע, חברות השמה עובדות על תוצאות, הזמן שלהן מאד יקר וכל שיחה שהיא עם מועמד צריכה להיות הכי ממוקדת ומדויקת שניתן. לכן, גם הציפייה היא כי מועמדים, מבוקשים ככל שיהיו, יקחו ברצינות את התהליך ורצוי כי יתייחסו לכל ראיון עם רכזי ההשמה כראיון אבחוני ואף כמבחן לכל דבר ועניין מבחינת מציאת העבודה הבאה.

יתרה מכך, כל הגה כי תוציאו מפיכם במהלך השיחה, עשוי לשמש לטובתכם או חלילה להפך. כלומר, מדובר הן בתוכן הנאמר והן אף באופן שבו נאמרים הדברים. החל מאינטונציה וכלה באורך הנשימות שתשמיעו, במידה ויישמעו, כל רחש הינו סימן מבחינת רכזי ההשמה ועשוי להתפרש כתגובה שתישפט לחיוב או לשלילה.

לכן, אם אתם ממהרים לאיזו פגישה או חסרי סבלנות בזמן שמתאמי ההשמה מטלפנים, לעתים עדיף לעשות חישוב עלות תועלת קצר ואף לא לקבל את השיחה. גם אם זו שיחת הטלפון היחידה כי תקבלו היום וגם אם מדובר במספר חסוי או כזה שלא ניתן להשיב אליו ישירות, עדיף להימנע מאינטראקציה שתותיר מצדכם רושם שייספק סיבה כי אינכם 'נעימים, שיווקיים, נחמדים ותקשורתיים', או כל תכונה שניתנת לאבחון טלפוני, ואינכם יכולים לספקה כעת, באופן הרצוי, כפי שדורש המעסיק.